一、會(huì )前要精心準備領(lǐng)導在不同時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)合的講話(huà)，體現了領(lǐng)導的工作思路以及工作安排和要求。因此，做好會(huì )前準備尤為關(guān)鍵，它決定著(zhù)錄音文件的質(zhì)量和工作落實(shí)的效果。1．深化思想意識。思想支配行動(dòng)。秘書(shū)要有一種“進(jìn)京趕考”的意識，把做好會(huì )議記錄整理作為工作的頭等大事。要具備“打持久戰”的意識，會(huì )議從開(kāi)始到結束，從聽(tīng)取錄音到文件定稿，過(guò)程繁多而時(shí)間緊迫，秘書(shū)必須加班加點(diǎn)、通宵達旦完成，這是身與心的考驗。有些秘書(shū)把錄音整理當作小事，于是就滋生了完任務(wù)的想法，結果導致錄音文件質(zhì)量低下，影響了工作開(kāi)展。2．查備記錄工具。會(huì )前要準備好錄音筆、記錄本、鋼筆、備用電池等必備工具，這是一切錄音整理的前提和保障。同時(shí)，要仔細檢查錄音筆能否正常工作，包括電量和可用內存是否充足。事實(shí)證明，很多秘書(shū)會(huì )前不重視準備工作，到會(huì )場(chǎng)才發(fā)現問(wèn)題，結果導致無(wú)法錄音或錄音效果不理想?？傊?，會(huì )前要精心周密準備，確保會(huì )議錄音完整清晰。3．收集會(huì )議資料。錄音整理要做到“知己知彼”，會(huì )前就要充分收集會(huì )議資料，了解會(huì )議背景和目的，進(jìn)一步把握文稿主旨和方向，這樣形成的文稿才具有針對性。同時(shí)，要收集會(huì )議議程、領(lǐng)導講話(huà)稿、相關(guān)會(huì )議思想傳達提綱等材料。這項工作必須做實(shí)。秘書(shū)可利用手中的資料，提前了解會(huì )議內容，深度把握會(huì )議細節，提高會(huì )議錄音與整理的效率和準確性。二、會(huì )中要精心運籌會(huì )中，秘書(shū)必須打起十二分精神，一邊做記錄，一邊理解會(huì )議內容。要知道領(lǐng)導講了什么，重點(diǎn)是什么，安排了什么，切忌當記錄機器，應做一個(gè)有思想的記錄人。1．巧妙運用錄音技巧。要充分利用各種錄音技巧，準確、全面、清晰地采集錄音信息。全程錄音，既可以作為音像檔案保存，又可為工作研究整理提供充足的信息資料。分段錄音，關(guān)鍵要突出重點(diǎn)，運用錄音筆功能設置，對每位領(lǐng)導講話(huà)單獨錄音，特別是主要領(lǐng)導的講話(huà)要全部錄取，方便會(huì )后整理。一般應靠近音源錄音。根據會(huì )場(chǎng)設施，有音響設備的要把錄音筆放在音響處（一般在領(lǐng)導面前放一支錄音筆領(lǐng)導感覺(jué)會(huì )很不舒服）；沒(méi)有音響設備的就要放在靠近領(lǐng)導的位置?？傊ＷC錄音音質(zhì)清晰和完整。2．充分利用會(huì )議資料。會(huì )前要認真收集相關(guān)材料。根據會(huì )議方案等資料，可準確核實(shí)到會(huì )人員，在會(huì )后的文稿整理中也能快速準確反映出來(lái)。在討論文稿和領(lǐng)導講話(huà)時(shí)，可以把討論意見(jiàn)和領(lǐng)導現場(chǎng)講話(huà)內容直接反應在文稿上，根據領(lǐng)導意圖再增、減、刪、改，這樣就能準確把握主要領(lǐng)導的決策意見(jiàn)。這是提高錄音整理效率的重要手段。3．突出會(huì )場(chǎng)應變能力。會(huì )場(chǎng)情況復雜多變，如電話(huà)聲、交談聲等都會(huì )干擾錄音。領(lǐng)導講話(huà)時(shí)如忘記開(kāi)話(huà)筒（這時(shí)錄音沒(méi)有效果），就要迅速準確地把領(lǐng)導所講內容用文字記錄下來(lái)。在專(zhuān)題研究會(huì )議上領(lǐng)導和參會(huì )人員的發(fā)言順序和內容也是靈活的，為此就要準確記下領(lǐng)導的插話(huà)內容，這些多是領(lǐng)導強調的重點(diǎn)，也是會(huì )議和形成文稿的核心部分，如不記下備查將大大增加反復聽(tīng)劣質(zhì)音頻的痛苦。同時(shí)，要隨時(shí)關(guān)注領(lǐng)導講話(huà)表情，如工作不盡如人意時(shí)，領(lǐng)導表情嚴肅、語(yǔ)氣強硬，會(huì )后整理文稿時(shí)就要把工作要求的力度體現出來(lái)。三、會(huì )后要精心打磨整理好會(huì )議錄音，不是簡(jiǎn)單的復制照排，而要把錄音作為一件藝術(shù)品來(lái)打磨，確保最終形成的文稿能準確體現會(huì )議主旨，結構完整、語(yǔ)言通順。1．緊扣大會(huì )主旨。對領(lǐng)導講話(huà)的主旨要明確，理解要深刻，精神要吃透。在形成文稿時(shí)，要根據會(huì )議召開(kāi)的背景和目的，貫穿一種風(fēng)格，明確一種導向。如信訪(fǎng)研判會(huì )旨在討論解決辦法，最終化解信訪(fǎng)問(wèn)題，所以在文稿寫(xiě)作中就要明確責任和時(shí)限。有些整理錄音者對會(huì )議主旨不明、要求不清，結果最終整理出的文稿偏離大方向，表達的不是領(lǐng)導想要表達的意思，有時(shí)甚至造成歧義，嚴重背離領(lǐng)導意圖。2．確保嚴謹凝練。文稿要條理清楚，邏輯嚴密，層次分明。對聽(tīng)不清的地方、領(lǐng)導講的數字、時(shí)間節點(diǎn)、專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)等，要反復聽(tīng)并查閱記錄，詢(xún)問(wèn)職能部門(mén)予以核實(shí)，確保準確無(wú)誤。對領(lǐng)導帶有方言的口音，辨識要準，口頭語(yǔ)要規范成書(shū)面語(yǔ)，不能產(chǎn)生歧義，弄出笑話(huà)。對領(lǐng)導講話(huà)中穿插、反復提及的工作或問(wèn)題，要針對工作性質(zhì)或問(wèn)題類(lèi)別加以梳理歸類(lèi)。對領(lǐng)導的即興講話(huà)，要根據講話(huà)的主題、涉及的問(wèn)題、提出的要求，認真思考、合理取舍、科學(xué)歸納并分出層次，字斟句酌，確保語(yǔ)句凝練流暢。整理領(lǐng)導講話(huà)，邏輯要嚴密，思路要清晰，不能前后矛盾，對一些問(wèn)題的論證和事例說(shuō)明，要歸納本質(zhì)，言簡(jiǎn)意賅。3．提高整理效率。要提高效率，就要發(fā)揮團隊協(xié)作精神。聽(tīng)取錄音時(shí)可由幾人分別分段聽(tīng)取，會(huì )后將錄音分段原稿和分段整理文稿交于現場(chǎng)聽(tīng)會(huì )或熟悉工作的秘書(shū)處統稿，并按要求整理出工作通報、會(huì )議紀要等文件材料。每位秘書(shū)都要提高工作責任心，保證自己所聽(tīng)錄音的準確性和整理錄音的質(zhì)量，以免在統稿時(shí)陷入被動(dòng)，甚至返工重聽(tīng)錄音，以致不能及時(shí)簽印文稿，最終造成辦公室工作的被動(dòng)。
總之，秘書(shū)要注重積累，把厚積薄發(fā)作為一種事業(yè)發(fā)展的取向。要注重提高文學(xué)素養，加強錘煉寫(xiě)作技藝。要多學(xué)習上級文件，了解社情民意，全面提高對工作的熟悉程度和認識水平。只有這樣，才能在整理會(huì )議錄音時(shí)游刃有余，也才能干好辦公室的其他工作，做一名稱(chēng)職的秘書(shū)。
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